De gouden tip voor een gezonde aanspreekcultuur

Er is geen enkele organisatie waar het niet speelt: het gedrag van een collega waar andere collega’s last van hebben. De collega die altijd stipt einde werkdag naar huis gaat en nooit eens een minuut extra zal werken, hoe druk het ook is. Of de collega die er geen enkele moeite mee lijkt te hebben om met andermans veren te gaan strijken. Daar hebben we met z’n allen ontzettend last van en daar hebben we het dus ook over. Met elkaar. Heel vaak. En met die collega? Zelden. Want dat heeft toch geen zin.

Althans, dat zeggen we tegen elkaar, dat het geen zin heeft. Want dan hoeven we er niets mee te doen. Eerlijk is eerlijk: heel vaak vinden we het toch lastig, om tegen onze collega’s te zeggen wat we vinden. Vooral als het ook nog best een aardige collega is. En sowieso: iemand aanspreken op zijn of haar gedrag, dat vinden we ongelofelijk moeilijk. Dus wachten we tot hij of zij zelf tot het inzicht komt. Geven we subtiele hints. Hopen we dat een ander (bij voorkeur onze leidinggevende) er iets van gaat zeggen. En zoals iedereen eigenlijk wel dondersgoed weet: daarmee zal er weinig structureel veranderen.

Maar wil je graag dat je collega ook een tandje bijzet als het druk is (en niet klokslag 17:00 naar huis gaat)? Gun je jezelf minder frustratie? Dan doe je jezelf en de organisatie een groot plezier door je collega aan te spreken. Dat lijkt soms super lastig, maar met de juiste aanpak kan iedereen het, zonder dat de ander of jijzelf daar diep door geraakt wordt.

De gouden regel om een ander op een succesvolle manier aan te spreken is de volgende: ben maximaal assertief én maximaal empathisch. Op deze manier kun je iedere boodschap brengen, hoe lastig ook. Het klinkt wellicht als een onmogelijke combinatie van twee uitersten, maar deze twee elementen versterken elkaar juist bij het aanspreken van een ander.

Maximaal assertief zijn, houdt in dat je duidelijk aangeeft wat jouw grenzen zijn. Met de nadruk op duidelijk, want als je niet echt zegt wat je wilde zeggen, dan haal je niet het optimale uit het ‘aanspreekmoment’. Duidelijk zijn is iets anders dan onaardig zijn. Je kunt gewoon zeggen: ‘ik merk dat jij je verslagen heel vaak niet op tijd af hebt, daar heb ik last van, want dan kan ik niet verder’.

Een belangrijke voorwaarde om maximaal assertief te kunnen zijn, is dat er sprake is van psychologische veiligheid binnen de organisatie. Als je het gevoel hebt dat ‘je kop eraf gaat’ als je eerlijk uitspreekt wat je dwarszit, dan zit er iets niet goed. Dan is er iets mis met jouw indruk van (je positie binnen) de organisatie, of met de organisatie zelf. In beide gevallen betekent het dat er iets moet veranderen. Daarover lees je meer in dit artikel.

Maximaal empathisch zijn, betekent met name dat je begrip hebt voor de situatie voor de ander. En vergis je niet: dat je alle begrip kunt opbrengen voor die ander betekent absoluut niet per definitie dat jouw grenzen er niet toe doen. Maar wel dat je begrip hebt voor de context van die ander en dat je daar op respectvolle wijze mee omgaat.

Een aantal randvoorwaarden voor het respectvol aanspreken van een ander zijn:
– Spreek de ander persoonlijk aan en nooit schriftelijk. Daarmee streep je namelijk per definitie al een deel van de empathische context weg.
– Spreek de ander niet ‘tussen de bedrijven door’ aan, neem er even de ruimte voor in je agenda én in je hoofd.
– Luister oprecht naar wat de ander te zeggen heeft. Want dat maakt het aanspreken juist constructief: zorgen dat je weet wat er bij de ander speelt.

Onthoud dat als je een ander ergens op aanspreekt, het niet moet gaan over hóe je iets zegt, maar om wat je zegt. Een respectvolle behandeling van je collega mag per definitie niet in het gedrang komen. Nooit. Maar het respect voor je eigen grenzen uiteraard ook niet. De evenredige combinatie van assertiviteit en gedrag brengt daarin een gezonde balans.

En mocht er niets veranderen in het gedrag van de ander, dan is het belangrijk om grenzen te gaan stellen. Daarover meer in het artikel van volgende week. Voor nu heel veel succes gewenst met het aanspreken van je collega. Met het hanteren van deze gouden regel, gaat je dat zeker lukken.

Wil je weten hoe je omgaat met conflictsituaties op de werkvloer en hoe je er samen juist sterker van kunt worden? Download dan het e-book ‘win-win op de werkvloer’ op www.patchworkresults.nl . Daar staan nog veel meer praktische tips en weetjes in over conflictsituaties.