Het zakt wel, maar het verdwijnt niet

Hoe niets doen aan conflicten op de werkvloer een averechts effect heeft

 

Conflicten. Het woord alleen al roept vervelende associaties op. Ruzie en veel gedoe. Daar zit niemand op te wachten, en helemaal niet op de werkvloer. Terwijl we allemaal echt wel weten: waar mensen samenwerken, zijn verschillen. En waar verschillen zijn, daar ontstaan conflictsituaties. Maar er op de goede manier mee omgaan, dat is behoorlijk lastig.

Bij een conflict denk je in eerste instantie misschien vooral aan ‘openlijk ruzie maken’. En inderdaad, medewerkers die elkaar hun ongezouten mening toebijten of woedend de deur achter zich dichtslaan na een pittig gesprek, die hebben een conflict. Dat is wat je noemt ‘een warm conflict’. Gelukkig is op dat veel werkplekken niet de orde van dag. Maar dat is wel het geval met ‘koude conflicten’. Want die komt iedereen tegen, iedere dag.

Koude conflicten worden ook ‘sluimerende conflicten’ genoemd. Het zijn de emoties die (te lang) onuitgesproken blijven, maar die alsmaar door blijven sluimeren. De irritatie over een medewerker die nooit doet wat er van hem gevraagd wordt, bijvoorbeeld. En dat daar heel uitgebreid over geroddeld wordt. Of de verbittering van een medewerker die na een reorganisatie een heel andere functie heeft. En die voortdurend op zoek is naar medestanders in zijn strijd tegen het nieuwe beleid.

Vaak worden mensen daar wel op aangesproken (door jou als leidinggevende of door een collega die de stoute schoen aantrekt). Maar net zo vaak verandert dat gedrag maar voor even, of helemaal niet. En wat moet je dan? Dat is het moment waarop ‘het maar laten zoals het is’ zoveel gemakkelijker lijkt. Het moeilijke is: de consequenties daarvan zijn vaak verstrekkender dan we in de gaten hebben.

Als we alleen even in de cijfers[1] duiken, zien we dat:

  • 22% van de medewerkers te maken heeft met een conflict.
  • Een ruime 8% aangeeft zich te hebben ziek gemeld vanwege een conflict met een collega of leidinggevende.
  • De gemiddelde kosten van zo’n arbeidsconflict voor een werkgever € 27.094,- bedragen.
  • De gemiddelde doorlooptijd van een arbeidsconflict 20 maanden bedraagt.

Bovenstaande cijfers geven met name weer wat de ‘harde cijfers’ zijn achter conflictsituaties. Maar achter én naast die cijfers zijn de gevolgen van conflicten op de werkvloer veel verstrekkender. Denk bijvoorbeeld aan ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid, tijdverlies en improductiviteit, sabotage van de werkzaamheden of een slechte werksfeer. En dat alles is ontzettend zonde als je je realiseert dat het zo ver helemaal niet hoeft te komen. Sterker nog, feit is dat een organisatie door ‘de juiste inzet’ van conflicten er juist veel beter en toekomstbestendiger uitkomt.

Het is essentieel om een situatie ‘aan te gaan’. En om te zorgen dat die koude conflicten geen warme conflicten worden. Ten eerste omdat er dan al een heel lang traject van irritatie, frustratie en onprettige werksfeer aan vooraf is gegaan (en daar wordt een organisatie nooit beter van). Ten tweede omdat een warm conflict per definitie veel tijd, geld en emotioneel welbevinden kost (en daar wordt een organisatie al helemaal niet beter van!).

Dus in het geval van de medewerker die zijn afspraken nooit nakomt, de medewerker die de werksfeer verziekt en al die andere soortgelijke situaties: ga een echt en oprecht gesprek aan. Want juist als jij als leidinggevende én de medewerker in kwestie glashelder hebben wat maakt dat iemand dit gedrag laat zien, kun je er echt iets mee. Een stappenplan en praktische tips over hoe je dat als leidinggevende aanpakt , vind je hier.

Bij conflictsituaties op de werkvloer spelen de volgende drie elementen een rol:

  1. Onduidelijke afspraken: wat kunnen mensen van elkaar verwachten?
  2. De relatie met de ander: hoe kijk je tegen de ander aan, hoe is de samenwerking?
  3. Persoonlijke aspecten: hoe gaat het met iemand, wat speelt er (werk en privé)?

En dan nog dit. Het klinkt misschien vreemd, maar de juiste aanpak van conflicten maakt een organisatie juist sterker. Een conflict is namelijk een kans tot verbetering. Door aandacht te schenken aan de onderstroom binnen je organisatie, weet je echt wat er speelt in het gehele systeem. Dat wil zeker niet zeggen dat een organisatie beter wordt als degene bij wie het conflict speelt volledig in zijn belangen en behoeften wordt voorzien. Het gaat erom dat het helder wordt, en dat je van daaruit verder kan.  

Belangrijk om te weten bij het bespreken van een oplossing is: een leidinggevende hoeft die oplossing echt niet aan te dragen. Schets de kaders, schets de belangen van de organisatie (en van jezelf) en érken wat de behoeften van de ander zijn. Vervolgens ga je met elkaar in gesprek over wat – op basis van al die relevante informatie – een passende oplossing is en voor het bedenken daarvan is niet alleen de leidinggevende verantwoordelijk.

Hoe lastig het soms ook lijkt, die conflicten, dat geruzie en gedoe: het heeft een functie. Het maakt zichtbaar wat binnen het systeem van je organisatie anders en beter moet. Dus ga het aan. Kijk het aan en kijk niet weg. Win-win op de werkvloer: daar wordt echt het hele systeem beter van. 

Wil je meer weten over conflictmanagement binnen organisaties? Wil je er écht mee aan de slag maar heb je geen idee hoe je het aan moet pakken? Speelt een warm conflict waar je ‘je handen niet aan wilt branden’? Neem dan contact op!

Patchwork is gespecialiseerd in conflictmanagement en biedt trainingen, mediation en organisatieadvies.

 

[1] Bron: TNO | CBS Rapport Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2018