De ongeschreven regels van je organisatie

We hebben ze in de afgelopen periode met regelmaat voorbij zien komen: de hilarische Youtube filmpjes van mensen die in een online meeting zorgvuldig aandacht hebben besteed aan de kleding die op camera te zien is, maar even zijn vergeten dat in een spiegel op de achtergrond te zien is dat ze verder weinig aan hebben. Met het online thuiswerken is voor veel mensen werkkleding een heel breed interpretabel begrip geworden.

Nu de temperaturen weer stijgen, ontstaan voor degenen die niet meer thuiswerken de dilemma’s: teenslippers, korte broek, blote benen, wat kan ik aan naar kantoor en wat niet? Het antwoord hierop is geheel afhankelijk van het soort organisatie, de bedrijfstak en de mensen van het team. Maar ondanks dat het nergens vastligt of verplicht is gesteld, kunnen mensen vaak heel duidelijk aangeven “In onze organisatie zijn teenslippers onacceptabel en kan een korte broek enkel op casual Friday.”  Dat is een eenvoudig voorbeeld van een ongeschreven regel die kan bestaan binnen een organisatie.

Iedere organisatie heeft ongeschreven regels, of je dat nu wilt of niet. Het voorbeeld hierboven is heel simpel. Maar wij komen tijdens onze begeleidingstrajecten vaak ongeschreven regels tegen die echt effect hebben op de samenwerking binnen een team en hun resultaten. We geven je een aantal voorbeelden:

  • Ons ongenoegen over de gang van zaken spreken we niet uit naar onze leidinggevende, maar alleen naar elkaar.
  • We hebben een eigen manier van werken die prima functioneert en die we niet uit hoeven te leggen.
  • Conflicten gaan we uit de weg.
  • Om ons te overtuigen van een nieuwe koers, moet je van goeden huize komen.
  • Als nieuweling, houd je je gedeisd.

Ongeschreven regels beschrijven welk gedrag geaccepteerd is en welk juist niet. Iedereen gebruikt ze, maar mensen die al lang binnen een team werken zijn vaak niet in staat ze te benoemen en erkennen. Voor nieuwkomers of voor ons als buitenstaanders zijn de ongeschreven regels daarentegen vaak heel duidelijk. Ze weerspiegelen namelijk de cultuur van een organisatie of team.

Het vaststellen van ongeschreven regels is vaak een waardevolle eerste stap in het ontwikkelingsproces van je organisatie. Ze geven weer welke ingesleten interactiepatronen een negatief effect hierop kunnen hebben. Gedrag wat zich telkens herhaalt, maakt dat ingesleten interactiepatroon heel duidelijk.

In plaats van ieder voorval te beschouwen als een nieuw incident, is het goed om eens te bekijken of er sprake is van gedrag wat telkens terugkeert.  Hier geldt de stelregel: iets wat één keer voorkomt kun je beschouwen als incident, komt iets twee keer voor dan kun je dat opmerkelijk noemen. Gebeurt het drie keer, dan is er sprake van een patroon. Een patroon dat een negatief effect heeft op de samenwerking in het team en daarmee ook op de resultaten, moet worden aangepakt.

Ter illustratie een voorbeeld uit de praktijk:

Een leidinggevende nam een tijdje geleden contact met ons op omdat zij geconfronteerd werd met problemen binnen haar team. Door het niet correct opvolgen van een uitstaande order, was het bedrijf een grote klant verloren.  Niet veel later ontstond een uitgebreide discussie over een nieuw in te voeren protocol. Vervolgens bleek tijdens een vergadering dat enkele teamleden nog steeds factureerden op de oude manier – en er dus geen verwerking in het nieuwe administratiesysteem kon plaatsvinden-. Ze deelde deze drie voorbeelden ter illustratie van de incidenten die zich onlangs hadden voorgedaan.  Maar voor ons als buitenstaander werd al heel snel duidelijk dat er sprake was van een patroon. Binnen deze organisatie geldt de ongeschreven regel: “Met gemaakte afspraken gaan wij losjes om”.

Het is goed om je te realiseren dat het ontstaan van die ongeschreven regels niet iemands ‘schuld’ is. Het is het gevolg van het systeem van je organisatie, iedereen binnen de organisatie neemt zijn eigen achtergrond, ervaring, behoefte en belangen mee. En om met elkaar samen te werken fungeren die ongeschreven regels vaak als een soort lijm tussen al die verschillende behoeften en belangen binnen de organisatie.

Het boek “Ongeschreven regels” van Annemieke Figee en Léonie van Rijn gaat verder in op deze materie. Ook zij geven aan dat ongeschreven een gedeelde verantwoordelijkheid zijn. Iedereen in een team draagt er op zijn eigen manier aan bij: door ze actief uit te dragen, te volgen of juist niets te doen. Al deze acties houden de ongeschreven regels in stand. Zodra binnen een team duidelijk wordt dat alle leden er een rol in hebben, kan eraan gewerkt worden om met elkaar hardnekkige disfunctionele patronen te veranderen. Met de juiste begeleiding wordt veranderen dan ineens echt structureel en toekomstbestendig.

Ervaar je ook problemen binnen je organisatie waar je de vinger niet op kunt leggen? Neem contact met ons op: we kijken graag met je mee!

info@patchworkresults.nl

Patchwork is gespecialiseerd in optimalisatie van de organisatiecultuur en biedt organisatieadvies, teamtrainingen en facilitation.

Referentie:

Figee, A. & Van Rijn, L.  (2017) Ongeschreven regels. Hoe je hardnekkige patronen in je team verandert. Firijn Amsterdam

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *