Vergaaaaaaaaderen…. Het voelt zo vaak als een noodzakelijk kwaad. ‘Het is saai’, ‘zonde van de tijd’ of ‘het levert niks op’ hoor ik teamleden vaak over hun vergadermomenten zeggen. En dat is ontzettend zonde, want er is echt wel veel uit een overlegmoment te halen.
Dus.. 4 tips om van ‘noodzakelijk kwaad’ naar ‘waardevol overleg’ te gaan:
1. Hét moment voor verschillen
Vergaderen is bij uitstek hét moment om gebruik te maken van het collectief IQ van het team. En daarmee wordt bedoeld dat je met elkaar heel bewust verschillende zienswijze uitwisselt ten aanzien van een agendapunt. Als iedereen apathisch ‘ja’ knikt bij de eerste beste zienswijze, weet je dat er werk aan de winkel is: zoek bewust de andere invalshoeken op, om zo te zorgen dat je gebruik maakt van alle wijsheid die er in de groep zit.
2. Vaardige gespreksleider
Als je dan heel actief alle invalshoeken opzoekt, is het wel belangrijk dat het gesprek wordt geleid door iemand die daar vaardig in is. En dat betekent niet: iemand die uiteindelijk beslist welke mening van al die verschillende meningen de enige juiste is. Het betekent mensen naar elkaar laten luisteren, de verschillende invalshoeken samenvatten en vanuit die verschillende invalshoeken met elkaar een weloverwogen besluit nemen.
3. Tijd besparen
Als je vergadering standaard uitloopt, doet dat iets met de motivatie van mensen. Het helpt om kritisch te kijken naar je agenda: hoeveel punten staan er op en hoeveel tijd heb je daarvoor realistisch gezien nodig? En: laat mensen vooraf nadenken over de punten die je op de agenda zet: wat is hun zienswijze? Hoe beter voorbereid mensen naar de vergadering komen, des te beter lukt het om je aan de tijd te houden. Mensen hoeven dan namelijk niet ter plekke hun mening te vormen
4. Duidelijk doel
Vergaderen om te vergaderen zou nooit een doel op zich moeten zijn. Logisch, zul je denken, maar kijk toch maar eens kritisch naar de agenda. De punten die er op staan om zaken ‘mede te delen’ hoeven vaak niet op de agenda, maar kunnen prima schriftelijk gedeeld worden. De punten waar je mensen actief over wilt laten meedenken, die horen wel op de agenda. Liever een korte agenda die ruimte geeft aan een constructieve discussie, dan een overvolle agenda die bol staat van de mededelingen.
Wil je meer leren over vergaderen weer leuk maken? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang tweewekelijks tools, tips, theoretische inzichten en praktische toepassingen speciaal voor leidinggevenden.
